董事會秘書任命的常規(guī)依據梳理
董事會秘書作為上市公司的高級管理人員，在公司治理體系中占據著舉足輕重的地位。其不僅是公司與證券交易所之間的指定聯絡人 ，對外負責公司信息披露、投資者關系管理；對內還肩負著股權事務管理、公司治理、股權投資、籌備董事會和股東大會，保障公司規(guī)范化運作等關鍵職責，是公司決策層、執(zhí)行層人員所不可替代的。因此，明確其任命依據對于公司的合規(guī)運營和穩(wěn)定發(fā)展至關重要。
在正常情況下，公司章程是公司運營的根本準則，如同公司的 “憲法”，其中會對董事會秘書的任命相關事宜作出詳細規(guī)定。比如規(guī)定董事會秘書的任職資格，包括所需具備的專業(yè)知識，如財務、管理、法律等方面的知識，以及工作經驗、良好的個人品質和職業(yè)道德等要求；明確任命的流程，通常是由董事長提名，董事會審議通過。同時，議事規(guī)則作為對公司日常運營中各項事務決策流程的細化規(guī)范，也會涉及董事會秘書任命的具體操作流程和細節(jié)，像提名的提出方式、審議的程序、表決的要求等。
當章程與議事規(guī)則 “缺席”
然而，現實中可能會出現一些特殊情況，就像你所提到的，公司章程里原本有關于董事會秘書任命的規(guī)定，現在卻沒有了，而且議事規(guī)則里也未涉及。這就好比一艘在大海中航行的船，突然失去了導航儀和指南針 ，公司在董事會秘書任命這一關鍵事項上陷入了迷茫和無章可循的困境。
這種情況可能會給公司帶來一系列的混亂和不確定性。從內部管理角度來看，沒有明確的任命依據，各部門對于提名、審議等流程無法達成共識，容易出現互相推諉責任的現象，導致任命工作拖延，董事會秘書長期缺位。董事會秘書的缺位又會使得董事會會議的籌備、文件保管等工作缺乏專人負責，影響董事會的正常運作，進而阻礙公司決策的高效執(zhí)行。例如，在需要召開董事會臨時會議時，由于沒有董事會秘書負責通知和協(xié)調相關事宜，可能導致會議無法及時召開，錯過最佳決策時機。
從外部監(jiān)管和市場信任角度而言，監(jiān)管機構對于上市公司的規(guī)范運作有著嚴格要求，其中包括董事會秘書的規(guī)范任命。如果公司無法依據有效的規(guī)定完成董事會秘書的任命，可能會面臨監(jiān)管機構的質疑和處罰，就像北京科銳配電自動化股份有限公司，在 2021 年 10 月 30 日宣布董事長代行董事會秘書職責后，直至 2024 年 7 月 18 日才正式完成聘任工作，因長期未能按規(guī)定及時任命董事會秘書，遭到深圳證券交易所的監(jiān)管函警告，這不僅損害了公司的聲譽，還可能影響投資者對公司的信心，導致股價波動等不良后果。
探尋其他可行依據
法律法規(guī)層面
在這種情況下，首先應回歸到法律法規(guī)層面尋找依據。《中華人民共和國公司法》作為規(guī)范公司組織和行為的基本法律，對董事會秘書的任命雖未作詳盡細致的規(guī)定，但明確指出公司的高級管理人員需符合一定條件 。董事會秘書作為公司高級管理人員，需遵循相關的任職資格要求，例如無《公司法》第一百四十六條規(guī)定的不得擔任公司董事、監(jiān)事、高級管理人員的情形，包括無民事行為能力或者限制民事行為能力；因貪污、賄賂、侵占財產、挪用財產或者破壞社會主義市場經濟秩序，被判處刑罰，執(zhí)行期滿未逾五年，或者因犯罪被剝奪政治權利，執(zhí)行期滿未逾五年等。
不同板塊的上市公司，像主板、創(chuàng)業(yè)板、科創(chuàng)板以及北交所上市公司，還需遵循各自板塊證券交易所發(fā)布的股票上市規(guī)則中對董事會秘書任命的相關規(guī)定。例如《深圳證券交易所股票上市規(guī)則》規(guī)定，上市公司應當設立董事會秘書，作為公司與本所之間的指定聯絡人。董事會秘書應當由上市公司董事、副總經理、財務負責人或者公司章程規(guī)定的其他高級管理人員擔任。這就從法律層面明確了可擔任董事會秘書的人員范圍，即便公司章程和議事規(guī)則未提及，公司在任命董事會秘書時也不能違背這一規(guī)定。
行業(yè)慣例與參考案例
參考同行業(yè)其他公司的做法也是解決問題的有效途徑。在同行業(yè)中，當遇到類似章程和議事規(guī)則未明確董事會秘書任命的情況時，許多公司會依據行業(yè)通行的慣例來處理。比如在金融行業(yè)，多數公司會參考行業(yè)協(xié)會發(fā)布的指引性文件，這些文件雖不具有法律強制力，但在行業(yè)內具有廣泛的認可度和影響力。以銀行業(yè)為例，中國銀行業(yè)協(xié)會發(fā)布的相關自律文件中，對銀行類上市公司董事會秘書的任職資格、任命流程等提出了建議性的規(guī)范，不少銀行在章程和議事規(guī)則未作明確規(guī)定時，會按照這些規(guī)范來任命董事會秘書。
再看具體的案例，A 公司是一家制造業(yè)上市公司，在章程和議事規(guī)則中不慎遺漏了董事會秘書任命的相關條款。該公司參考了同行業(yè)多家公司的做法，結合自身實際情況，由董事長提名一位具有豐富證券事務經驗和良好職業(yè)操守的人員作為董事會秘書候選人，然后召開董事會進行審議。在審議過程中，董事會重點審查了候選人的專業(yè)能力、工作經歷以及是否符合法律法規(guī)規(guī)定的任職資格等方面，最終通過了該候選人的任命。這一做法不僅使得公司順利完成了董事會秘書的任命工作，確保了公司信息披露等工作的正常開展，而且得到了監(jiān)管機構的認可，也未引發(fā)股東的質疑。
公司內部決策機制的運用
公司還可以充分運用內部決策機制來解決董事會秘書任命問題。召開臨時董事會是一種常見且有效的方式，當發(fā)現章程和議事規(guī)則缺失相關規(guī)定時，董事會可以根據公司章程中關于臨時會議召開的條件，由董事長提議或一定比例的董事聯合提議召開臨時董事會。在臨時董事會上，專門針對董事會秘書的任命進行討論和決策。
決策流程一般如下：首先由董事長或相關提議董事提出董事會秘書任命的議案，議案中需詳細說明候選人的基本情況，包括個人簡歷、工作經驗、專業(yè)技能、任職資格等；接著各位董事對議案進行審議，充分發(fā)表自己的意見，就候選人是否合適、任命流程是否合理等方面展開討論；然后進行表決，根據公司章程規(guī)定的表決方式和通過比例進行投票表決。若表決通過，即可正式任命董事會秘書，并將任命結果及時公告。例如 B 公司在遇到章程和議事規(guī)則未規(guī)定董事會秘書任命的情況時，通過召開臨時董事會，經過充分討論和表決，順利完成了董事會秘書的任命，使得公司各項工作得以有序推進。
召開股東大會對董事會秘書任命問題進行決策也是可行的。股東大會作為公司的最高權力機構，對公司的重大事項具有最終決策權。在董事會秘書任命這一關鍵事項上，若董事會無法依據現有規(guī)定做出決策，可將該問題提交股東大會審議。股東大會的決策流程相對更為嚴謹，需提前通知股東會議召開的時間、地點、審議事項等信息，確保股東有充分的時間了解相關情況并準備意見。在會議上，由董事會向股東說明董事會秘書任命的現狀、面臨的問題以及推薦的候選人情況，股東們進行審議和表決。若股東大會通過相關決議，公司即可按照決議內容完成董事會秘書的任命工作。
解決問題的具體建議與流程
明確決策主體與流程
在當前公司章程和議事規(guī)則未明確董事會秘書任命依據的情況下，決策主體和流程的確定顯得尤為關鍵。從通常的公司治理邏輯和實踐經驗來看，董事會作為公司的重要決策機構，對公司高級管理人員的任命負有重要責任，董事會秘書作為高級管理人員，董事會理應在其任命過程中發(fā)揮主導作用。因此，由董事會來做出董事會秘書任命的決策是較為合理的選擇。但對于一些重大事項，股東大會作為公司的最高權力機構，擁有最終決策權。若公司股東對董事會秘書任命的決策存在較大爭議，或者公司認為該任命事項對公司發(fā)展具有重大影響，也可將該事項提交股東大會進行審議決策。
以董事會決策為例，其決策步驟如下：首先，董事長或相關董事依據對公司運營和發(fā)展需求的判斷，結合法律法規(guī)對董事會秘書任職資格的要求，提名合適的董事會秘書候選人。提名時需充分考量候選人的專業(yè)能力，如是否熟悉證券法律法規(guī)、具備良好的信息披露能力和溝通協(xié)調能力等，以及工作經驗，例如是否有在上市公司或相關領域從事證券事務工作的經歷等。接著，董事會秘書候選人的提名需在董事會會議上進行審議。在審議過程中，董事們會對候選人的簡歷、專業(yè)技能、工作經驗、任職資格等進行全面審查。他們可能會詢問候選人關于信息披露流程的理解、如何處理投資者關系等問題，以評估候選人是否具備勝任董事會秘書工作的能力。然后，董事會進行表決，根據公司章程規(guī)定的表決方式和通過比例進行投票。若公司章程未明確規(guī)定，一般按照一人一票的原則，過半數董事同意即可通過任命決議。在整個過程中，需準備的文件包括候選人的詳細簡歷、提名議案、董事會會議通知、會議記錄、表決結果等，這些文件是決策過程的重要記錄，也是確保決策合法合規(guī)的依據。
后續(xù)制度完善措施
在完成董事會秘書任命后，及時對公司章程和議事規(guī)則進行修訂是至關重要的后續(xù)工作。這不僅是為了使公司制度與實際操作相匹配，更是為了避免未來再次出現類似的無章可循的情況。對公司章程的修訂需嚴格按照相關法律規(guī)定和公司內部的決策程序進行。首先，由董事會提出公司章程修訂的議案，議案中應詳細說明修訂的原因，即由于原章程未明確董事會秘書任命相關條款，導致任命工作存在不確定性，為規(guī)范公司治理，需對章程進行修訂；具體的修訂內容，如明確董事會秘書的任職資格、任命流程、職責范圍、任期等。然后，將該議案提交股東大會審議。股東大會在審議時，股東們會對修訂議案進行充分討論，可能會從公司治理的完善、對公司發(fā)展的影響等角度提出意見和建議。只有在股東大會通過該修訂議案后，公司章程的修訂才正式生效。
議事規(guī)則的修訂同樣需要嚴謹的程序。由董事會相關部門或人員負責起草議事規(guī)則的修訂稿，在修訂稿中明確董事會秘書任命的具體操作流程，比如提名的方式、時間節(jié)點，審議的程序，包括是否需要進行多輪討論、是否需要專業(yè)人士提供意見等，表決的具體要求，如是否需要特別多數通過等。修訂稿完成后，提交董事會審議通過。通過修訂公司章程和議事規(guī)則，補充董事會秘書任命的相關條款，能夠為公司的長期穩(wěn)定發(fā)展提供堅實的制度保障，確保公司在董事會秘書任命及其他重要事項上始終有章可循，實現規(guī)范化、科學化的治理。